Odoo transformacija Lietuvos mažmeninėje prekyboje
Kai 2019 metais Raduga, vienas didžiausių Lietuvos mažmeninės prekybos tinklų, nusprendė modernizuoti savo verslo valdymo sistemas, niekas nesitikėjo, kad tai taps vienu sėkmingiausių skaitmeninės transformacijos pavyzdžių šalyje. Senoji sistema, sukurta dar 2008 metais, nebeatitiko augančių verslo poreikių – duomenys buvo išsklaidyti skirtingose sistemose, trūko realaus laiko analitikos, o darbuotojai kasdien susidurdavo su neefektyviais procesais.
Odoo pasirinkimas nebuvo atsitiktinis. Šis atviro kodo įrankis siūlė integruotą sprendimą, apjungiantį prekybos, apskaitos, sandėliavimo ir klientų aptarnavimo funkcijas. Tačiau tikrasis iššūkis buvo ne tik įdiegti naują sistemą, bet ir pritaikyti ją specifiniams mažmeninės prekybos poreikiams, išlaikant Radugos verslo specifiką ir konkurencinį pranašumą.
Kodėl būtent Odoo? Strateginiai sprendimo kriterijai
Prieš pasirinkdama Odoo, Raduga išsamiai analizavo rinkoje esančius sprendimus. Microsoft Dynamics, SAP ir kiti didieji žaidėjai siūlė galingus įrankius, tačiau Odoo išsiskyrė keliais esminiais aspektais:
- Lankstumas ir pritaikomumas – galimybė modifikuoti sistemą pagal specifinius poreikius be milžiniškų investicijų į programavimą
- Modulinė struktūra – galimybė pradėti nuo esminių modulių ir plėsti sistemą palaipsniui
- Vartotojo sąsajos paprastumas – darbuotojams nereikėjo ilgų mokymų norint pradėti naudotis sistema
- Ekonominis efektyvumas – mažesnės pradinės investicijos ir palaikymo kaštai lyginant su didžiaisiais ERP sprendimais
Tačiau turbūt svarbiausias faktorius buvo Odoo gebėjimas integruotis su jau egzistuojančiomis sistemomis. Raduga nenorėjo atsisakyti visų turimų sprendimų – kai kurie jų buvo specialiai sukurti įmonės reikmėms ir puikiai veikė. Odoo API leido sukurti „tiltus” tarp senų ir naujų sistemų, užtikrinant sklandų perėjimą.
Unikalūs pritaikymai mažmeninei prekybai: nuo idėjos iki įgyvendinimo
Standartinis Odoo diegimas nebūtų atitikęs visų Radugos poreikių. Kompanija, turinti 37 parduotuves visoje Lietuvoje ir kasdien aptarnaujanti tūkstančius klientų, susidūrė su specifiniais iššūkiais, kuriems reikėjo kūrybiškų sprendimų.
Vienas didžiausių iššūkių buvo prekių papildymo optimizavimas. Anksčiau šis procesas buvo iš dalies rankinis – parduotuvių vadovai peržiūrėdavo pardavimų ataskaitas ir užsakydavo prekes. Tai sukeldavo neefektyvumą: vienose parduotuvėse prekių trūkdavo, kitose susidarydavo perteklius.
Radugos IT komanda kartu su Odoo konsultantais sukūrė automatizuotą prekių papildymo sistemą, kuri:
- Analizuoja istorinius pardavimų duomenis kiekvienoje parduotuvėje
- Įvertina sezoniškumą ir pardavimų tendencijas
- Atsižvelgia į prekių galiojimo laiką
- Automatiškai generuoja užsakymus tiekėjams
- Optimizuoja prekių paskirstymą tarp parduotuvių
Rezultatas pranoko lūkesčius – prekių trūkumo atvejų sumažėjo 68%, o prekių nurašymas dėl pasibaigusio galiojimo laiko sumažėjo 42%. Tai ne tik padidino pardavimus, bet ir sumažino išlaidas.
Realaus laiko analitika: duomenimis pagrįsti sprendimai
Senojoje sistemoje duomenų analizė buvo sudėtinga ir lėta. Parduotuvių vadovai gaudavo ataskaitas tik dienos pabaigoje, o centrinė būstinė – savaitės pabaigoje. Tai reiškė, kad sprendimai dažnai būdavo priimami remiantis pasenusia informacija.
Odoo diegimo metu buvo sukurta realaus laiko analitikos sistema, leidžianti sekti pardavimus, atsargas ir klientų srautus tiesiogiai. Kiekviena parduotuvė turi specialiai sukurtą valdymo skydelį, rodantį svarbiausius rodiklius:
- Pardavimus pagal prekių kategorijas
- Palyginimą su praėjusių metų tuo pačiu laikotarpiu
- Populiariausias prekes
- Prekių, kurių atsargos baigiasi, sąrašą
- Vidutinį pirkimo krepšelį
Ypač vertinga funkcija tapo „karštųjų zonų” žemėlapiai, rodantys, kuriose parduotuvės vietose klientai praleidžia daugiausia laiko. Šie duomenys leido optimizuoti prekių išdėstymą ir padidinti impulsyvių pirkimų skaičių.
Radugos finansų direktorius Tomas Petrauskas pastebi: „Anksčiau sprendimus priimdavome remdamiesi nuojauta ir patirtimi. Dabar turime konkrečius duomenis, kurie leidžia matyti tikrąjį vaizdą ir priimti geresnius sprendimus. Pavyzdžiui, pastebėjome, kad kai kurios prekės, kurias laikėme nepelningomis, iš tiesų pritraukia klientus, perkančius kitas, pelningesnes prekes.”
Darbuotojų įtraukimas: žmogiškasis transformacijos aspektas
Technologiniai sprendimai yra tik dalis sėkmės istorijos. Raduga suprato, kad tikroji transformacija įvyks tik tuomet, kai darbuotojai priims naują sistemą ir išnaudos jos galimybes.
Diegimo procesas buvo suplanuotas taip, kad darbuotojai būtų įtraukti nuo pat pradžių:
- Poreikių analizė – prieš diegimą buvo apklausti įvairių lygių darbuotojai, siekiant suprasti jų kasdienius iššūkius
- Ambasadorių programa – kiekvienoje parduotuvėje buvo paskirti „Odoo ambasadoriai”, kurie pirmieji išbandė sistemą ir padėjo kolegoms
- Laipsniška integracija – sistema buvo diegiama etapais, pradedant nuo paprastesnių funkcijų ir pereinant prie sudėtingesnių
- Nuolatinis grįžtamasis ryšys – reguliarūs susitikimai su darbuotojais, siekiant išgirsti jų pastabas ir pasiūlymus
Įdomu tai, kad dauguma patobulinimų, kurie vėliau tapo esminiais Radugos konkurenciniais pranašumais, kilo būtent iš darbuotojų pasiūlymų. Pavyzdžiui, kasininko Mariaus Kazlausko idėja sukurti greitąjį prekių paieškos įrankį leido sumažinti aptarnavimo laiką 23%.
„Darbuotojai yra tie, kurie kasdien naudojasi sistema ir geriausiai žino, ko reikia efektyviam darbui. Mes tik suteikėme jiems platformą išreikšti savo idėjas ir įrankius jas įgyvendinti”, – pasakoja Radugos personalo vadovė Indrė Baltrušaitienė.
Klientų lojalumo programa: duomenų rinkimas ir personalizuoti pasiūlymai
Viena vertingiausių Odoo funkcijų Radugai tapo galimybė sukurti išsamią klientų lojalumo programą. Senoji sistema leido tik kaupti taškus ir suteikti nuolaidas, tačiau nebuvo galimybės analizuoti klientų elgesio ir kurti personalizuotų pasiūlymų.
Naujoji lojalumo programa, sukurta Odoo pagrindu, leido:
- Sekti individualių klientų pirkimo istoriją
- Identifikuoti pirkimo modelius ir tendencijas
- Segmentuoti klientus pagal jų pirkimo įpročius
- Kurti personalizuotus pasiūlymus, atsižvelgiant į kliento poreikius
- Automatiškai siųsti pranešimus apie akcijas ir specialius pasiūlymus
Praktinis pavyzdys: sistema identifikuoja klientus, kurie reguliariai perka kūdikių prekes, ir pagal pirkimo dažnumą bei kiekį nustato apytikslį kūdikio amžių. Tuomet automatiškai generuojami pasiūlymai, atitinkantys kūdikio augimo etapą – nuo sauskelnių iki pirmojo maisto, žaislų ir t.t.
Šis personalizuotas požiūris davė apčiuopiamų rezultatų – lojalių klientų išlaikymo rodiklis padidėjo 34%, o vidutinis pirkimo krepšelis išaugo 18%.
Tiekimo grandinės optimizavimas: nuo gamintojo iki lentynos
Mažmeninėje prekyboje tiekimo grandinės efektyvumas yra vienas svarbiausių sėkmės faktorių. Raduga, turėdama daugiau nei 200 tiekėjų ir virš 15,000 SKU (prekių vienetų), susidūrė su sudėtingu logistikos iššūkiu.
Odoo leido sukurti integruotą tiekimo grandinės valdymo sistemą, kuri apėmė visus etapus:
- Tiekėjų portalas – tiekėjai gali matyti pardavimų prognozes, planuoti gamybą ir pristatymus
- Automatinis užsakymų generavimas – sistema automatiškai formuoja užsakymus, atsižvelgdama į pardavimų prognozes
- Transporto optimizavimas – maršrutų planavimas, siekiant sumažinti pristatymo kaštus
- Sandėlio valdymas – prekių priėmimo, sandėliavimo ir išsiuntimo procesų automatizavimas
- Kokybės kontrolė – automatinis pranešimų generavimas apie prekių kokybės problemas
Vienas įdomiausių sprendimų buvo „dinaminio užsakymo” funkcionalumas. Jei sistema pastebi, kad tam tikros prekės pardavimai staiga išauga (pavyzdžiui, dėl oro sąlygų pasikeitimo ar socialinių tinklų įtakos), automatiškai koreguojami užsakymai tiekėjams, kad būtų išvengta prekių trūkumo.
Rezultatas – prekių prieinamumas lentynose padidėjo nuo 92% iki 98%, o logistikos kaštai sumažėjo 12%.
Ateities horizontai: kaip Raduga žvelgia į rytojų
Odoo diegimas Radugoje nebuvo vienkartinis projektas – tai nuolatinis evoliucijos procesas. Įmonė jau planuoja naujus žingsnius, kurie leis dar labiau optimizuoti veiklą ir gerinti klientų patirtį.
Artimiausiuose planuose:
- Dirbtinio intelekto integracija – pardavimų prognozavimui ir klientų elgesio analizei
- Išplėstinės realybės (AR) sprendimai – leisianti klientams virtualioje aplinkoje išbandyti produktus
- Bekonktaktis apsipirkimas – sistema, leidžianti klientams apsipirkti be kasų, naudojant mobiliąją aplikaciją
- Tvarumo iniciatyvos – CO2 pėdsako sekimas tiekimo grandinėje ir klientų informavimas apie produktų tvarumą
Radugos IT direktorius Paulius Vaitiekūnas pabrėžia: „Odoo tapo mūsų verslo stuburu, bet kartu ir tramplinu į ateitį. Sistema yra pakankamai lanksti, kad galėtume integruoti naujausias technologijas ir išlikti konkurencingi nuolat besikeičiančioje rinkoje.”
Žvilgsnis už horizonto: ko išmokome ir kur einame
Radugos kelionė su Odoo atskleidė keletą svarbių pamokų, kurios gali būti naudingos ir kitoms mažmeninės prekybos įmonėms. Visų pirma, technologinė transformacija nėra tik IT projektas – tai verslo transformacija, reikalaujanti visų departamentų įsitraukimo. Antra, sėkmė slypi ne tik programinėje įrangoje, bet ir žmonėse, kurie ja naudojasi.
Jei svarstote apie panašią transformaciją savo versle, štai keletas praktinių patarimų:
- Pradėkite nuo aiškios vizijos ir tikslų – supraskite, ką norite pasiekti, o ne tik kokias technologijas norite įdiegti
- Įtraukite darbuotojus nuo pat pradžių – jie yra tie, kurie geriausiai žino kasdienius procesus
- Diekite sistemą etapais – pradėkite nuo svarbiausių funkcijų ir plėskite palaipsniui
- Investuokite į mokymus – net geriausia sistema bus nenaudinga, jei žmonės nemokės ja naudotis
- Nuolat rinkite grįžtamąjį ryšį ir tobulinkite sistemą – tai niekada nesibaigiantis procesas
Radugos patirtis rodo, kad teisingai įgyvendinta technologinė transformacija gali ne tik optimizuoti procesus, bet ir sukurti visiškai naujus verslo modelius. Mažmeninė prekyba išgyvena fundamentalius pokyčius, ir tik tie, kurie sugeba prisitaikyti prie besikeičiančių vartotojų lūkesčių, išliks konkurencingi.
Galbūt svarbiausia Radugos sėkmės paslaptis buvo gebėjimas žvelgti į technologijas ne kaip į kaštų centrą, bet kaip į strateginį įrankį, kuriantį vertę klientams ir akcininkams. Šiandien Raduga nėra tik mažmeninės prekybos tinklas – tai duomenimis grįsta organizacija, gebanti greitai reaguoti į rinkos pokyčius ir kurti unikalią vertę savo klientams.
Ir tai tik pradžia. Kelionė į skaitmeninę ateitį tęsiasi, o Odoo sistema evoliucionuoja kartu su verslu, atverdama naujas galimybes ir horizontus.
